Google+
انجام کارهای دانشی، افتخار ماست
مشاوره آموزش انجام پایان نامه

برگزاری همایشها

برگزاری همایش ها و نشست های علمی و آموزشی در رشد و اعتلای فرهنگ جامعه نقشی بی بدیل دارند. اما قبل از هرگونه برنامه ریزی باید این را در نظر داشت که هدف از این همایش و نوع همایش چیست .همایش میتواند بنیادی , کاربردی و یا توسعه ای باشد.شکل همایش میتواند بصورت سمینار , کنگره و یا گفتمان میزگرد باشد .
اعتبارات لازم برای همایش و موسسات تامین کننده آن باید پیش بینی بشود. تاریخ و زمان برگزاری همایش, سوابق ونتایج حاصل از همایش های قبلی با موضوع مرتبط , اهداف همایش و کاربردهای آن , عنوان همایش , حوزه فعالیت های همایش و اعضای آن و نام و مسئول دبیر برگزاری همایش باید از طریق رسانه ها و اعلان های تبلیغاتی به اطلاع علاقمندان و شرکت کنندگان در همایش برسد.
باید بستری فراهم شود که علاقمندان و مشتاقان و صاحب نظران بتوانند پیشنهادات خود را به کمیته اجرایی همایش برسانند تا بعد از بررسی و تحقیق در صورت لزوم این نظرات و پیشنهادات در جهت بهبود هرچه بهتر و سریعتر همایش بکار گرفته شود.
تعداد سخنران ها و میهمانان مدعوین داخلی و خارجی وسایر افراد اعم از دانشجوها و محققان دعوت شده باید مشخص شود و مدت زمان لازم برای هر سخنران به آنها گوشزد شود.
بهتر است جدول زمانی و زمانبندی اجرایی طرح قبلا تنظیم شده و در اختیار شرکت کنندگان قرار بگیرد.
ساختار سازمانی یک همایش بصورت زیر است:

برگزاری همایش رئیس همایش
برگزاری همایش دبیر همایش
برگزاری همایش کمیته علمی همایش
برگزاری همایش کمیته اجرایی همایش
برگزاری همایش دبیرخانه همایش


وظایف کمیته علمی همایش:
برگزاری همایش ارائه راهکار های علمی و موثر در جهت اداره علمی و فرهنگی همایش
برگزاری همایش تعیین مدعوین و مهمانان همایش
برگزاری همایش تعیین روش انتخاب مقالات برتر
برگزاری همایش انتخاب مقالات برگزیده
برگزاری همایش وظایف کمیته اجرائی همایش:
برگزاری همایش تعیین وظایف کمیته علمی و دبیرخانه و سایر ارکان همایش
برگزاری همایش تعیین مقدار نیازهای مالی و توزیع آن در بین اعضای همایش
برگزاری همایش ایجاد هماهنگی و نظم در بین اعضای همایش
برگزاری همایش وظایف دبیرخانه همایش:
برگزاری همایش تنظیم برنامه اصلی همایش و تاریخ و محل برگزاری همایش
برگزاری همایش اعلان فراخوان همایش برای دریافت مقالات به کمک کمیته اجرایی
برگزاری همایش تشکیل دبیرخانه همایش
برگزاری همایش تعیین محل دبیرخانه


سطوح برگزاری همایش به شرح زیر است:
برگزاری همایش داخلی
برگزاری همایش منطقه ای
برگزاری همایش ملی
برگزاری همایش بین المللی


چه همایش هایی بعنوان همایش های بین المللی شناخته میشود؟
در آیین نامه مصوب در مورد گردهمایی ها آن همایشی بین المللی تلقی میشود که دارای ویژگی های زیر باشد:
برگزاری همایش درهمایش از سخنرانان و افراد برجسته خارج کشور و دانشگاهیان و محققان از ملیت های گوناگون دعوت به عمل آید.
برگزاری همایش در همایش یک یا چند موسسه یا سازمان و یا انجمن بین المللی حضور فعال داشته باشد.
برگزاری همایش دارای اهداف موثر و موضوعات بین المللی باشد
برگزاری همایش بخشی از سخنرانان و مقالات ارائه شده از کشورهای خارجی باشد
برگزاری همایش برگزاري همايشهاي بين المللي توسط دستگاههاي اجرايي منوط به تصويب هيات وزيران است


جلسات كاري از قبيل مذاكرات، ميز گرد، جشنواره و دوره هاي آموزشي نظري و كاربردي بلند مدت و كوتاه مدت كه موسسات آموزشي و دستگاههاي اجرايي در راستاي انجام وظايف قانوني خود با حضور و يا استفاده از اتباع خارجي با نمايندگان ساير دولت ها و يا سازمانهاي بين المللي برگزار مي نمايند، همايش بين المللي تلقي نمیشود

تدارکات ضروری در برگزاری همایش:
برگزاری همایش تعيين دبير علمي
برگزاری همایش تعيين دبير اجرايي
برگزاری همایش تعيين محل برگزاري همايش
برگزاری همایش تصويب جدول زماني (كليات)
برگزاری همایش تصويب بودجه
برگزاری همایش تعيين جوايز مقالات برتر
برگزاری همایش تعيين مدعوين اصلي و شخصيتها
برگزاری همایش تعيين محل اقامت شركت كنندگان
برگزاری همایش تعيين دستگاههاي مشاركت كننده و همكار
برگزاری همایش تنظيم كليات مربوط به پوستر همايش
برگزاری همایش تعيين سخنرانان افتتاحيه و اختتاميه
برگزاری همایش تصويب كليات مربوط به برنامه هاي جنبي همايش
برگزاری همایش تنظيم كليات مربوط به ارائه تسهيلات به شركت كنندگان (اسكان، پذيرايي، پرداخت هزينه اياب و ذهاب، هدايا و...)
برگزاری همایش اطلاع رسانی به موقع همایش


راههای اطلاع رسانی همایش:
برگزاری همایش از طریق نامه و پست و تلگراف
برگزاری همایش تبلیغات در روزنامه ها و مجلات
برگزاری همایش از طریق تلفن و یا اطلاع رسانی حضوری
برگزاری همایش طراحی پوستر و بنرهای تبلیغاتی
برگزاری همایش طراحی وبسایت و وبلاگ متناسب با همایش
برگزاری همایش اطلاع رسانی از طریق رسانه های خبری


قبل از همایش به موارد زیر توجه کنید:
برگزاری همایش قبل از همایش امکان اسکان مسافران را فراهم کنید
برگزاری همایش میهمانان با استفاده از فرم ها و از روی لیست های اعلام شده پذیرش شوند
برگزاری همایش فرم های نظرخواهی در بین شرکت کنندگان توزیع شود و در پایان همایش نیز دریافت گردد
برگزاری همایش در ابتداری ورود میهمانان میتوان کاتولوگ هایی با مضمون اهداف همایش و جدول زمانی و برنامه های همایش در اختیار شرکت کنندگان قرار بگیرد . میتوان در این برگه ها موارد دیگری نیز گنجاند که در امور عادی زندگی برای شرکت کنندگان مثمر ثمر باشد.
برگزاری همایش در ابتدای مراسم آیاتی چند از کلام الله مجید توسط قاری ممتاز تلاوت شود
برگزاری همایش بعد از تلاوت آیات قرآن سرود ملی کشور با صدای رسا پخش شود
برگزاری همایش در حین برگزاری همایش امنیت و نظم و آرامش در سالن برقرار باشد
برگزاری همایش جایگاه سخنران و مجری باید به اندازه کافی از جایگاه سایر میهمانان بلند تر باشد
برگزاری همایش میکروفون و بلندگو ها قبلا تست شده و از صحت کار کردن آنها اطمینان حاصل شود
برگزاری همایش سیستم تهویه و سرمایشی /گرمایشی محل برگزاری همایش مناسب آب وهوا و شرایط آب و هوایی منطقه باشد
برگزاری همایش خدمات بهداشتی و سلامتی مناسب در محل همایش در نظر گرفته شود
برگزاری همایش امکان دسترسی تمام اعضا به آب آشامیدنی سالم باشد
برگزاری همایش سیستم روشنایی جایگاه سخنران و حاضران در سالن متناسب با ساعت برگزاری همایش باشد بطوریکه نوشته را به راحتی بتوان خواند
برگزاری همایش قبل وبعد برگزاری همایش ایاب و ذهاب آسان و سریع در اختیار مهمانان قرار بگیرد
برگزاری همایش محل جداگانه ای برای خبرنگاران و روزنامه نویسان تعبیه شده باشد
برگزاری همایش گرفتن عکس های مناسب و با کیفیت بالا برای مستندسازی همایش و درج در پوستر های بعدی ضروری است
برگزاری همایش عکاسان و در صورت لزوم فیلمبردارن تمام سالن را پوشش دهند و فقط روی جایگاه سخنران متمرکز نشوند
برگزاری همایش صندلی باید به اندازه کافی برای جلوس اعضا پیش بینی شده باشد
برگزاری همایش برای مهمانان ویژه باید جایگاه خاصی در نظر گرفته شود
برگزاری همایش کاغذ و قلم باید در اختیار همه شرکت کنندگان برای یادداشت برداری قرار بگیرد
برگزاری همایش باید برخی از امور غیر منتظره مانند کمبود صندلی و یا قعطی سیستم روشنایی و یا تهویه قبل از همایش پیش بینی شده باشد. با اداره برق و آب هماهنگی های لازم انجام شده باشد
برگزاری همایش حین برگزاری مراسم باید تغذیه وپذیرایی مناسبی صورت گیرد
برگزاری همایش امکان استفاد راحت از پروژکتورهای سالن برای سخنرانان باشد
برگزاری همایش باید قبل از مراسم افراد خوش برخورد برای خوشامدگویی و راهنمایی و انجام امور پذیرایی آموزش دیده شده باشند و درحین مراسم بر کار آنها نظارت لازم باشد
برگزاری همایش بعد از پایان مراسم باید چکیده ای از برنامه ها و موضوعات سخنرانی اعلام شود
برگزاری همایش میتوان هدایای و لوح های تقدیری برای تشکر از حضور مهمانان در نظر گرفت
برگزاری همایش در پایان مراسم باید گزارش کامل و جامعی از همایش به منظور ارائه آن به مسئول دبیرخانه تهیه شود و مجموعه مقالات ارائه شده برتر در اختیار همگان قرار گیرد